Forwarder sebagai Solusi Pengiriman Internasional

Forwarder pengiriman internasional menjadi solusi praktis bagi bisnis yang ingin mengirim barang ke berbagai negara tanpa harus menangani seluruh proses logistik sendiri. Pengiriman lintas negara melibatkan banyak tahapan, mulai dari pengemasan, transportasi, dokumen, kepabeanan, hingga pengantaran ke tujuan.

Karena itu, menggunakan jasa forwarder dapat membantu perusahaan mengelola proses tersebut secara lebih terstruktur. Forwarder juga dapat menghubungkan pengirim dengan berbagai pihak dalam rantai logistik, seperti perusahaan pelayaran, maskapai, agen kepabeanan, gudang, dan mitra lokal.

Bagi UMKM maupun perusahaan besar, layanan ini memberikan kemudahan ketika volume pengiriman mulai meningkat atau tujuan pengiriman semakin beragam.

Apa Itu Forwarder Pengiriman Internasional?

Forwarder pengiriman internasional adalah perusahaan atau penyedia jasa yang membantu mengatur proses pengiriman barang dari satu negara ke negara lain. Layanannya dapat mencakup perencanaan transportasi, konsolidasi barang, pengurusan dokumen, koordinasi kepabeanan, hingga pengantaran ke lokasi tujuan sesuai layanan yang disepakati.

Forwarder bukan sekadar perusahaan yang memindahkan barang. Mereka berperan sebagai pengatur alur logistik agar setiap tahap pengiriman dapat berjalan sesuai rencana.

Dalam praktiknya, layanan yang tersedia dapat berbeda antara satu forwarder dan lainnya. Oleh sebab itu, pelanggan perlu memastikan cakupan layanan sebelum memilih penyedia jasa.

Mengapa Forwarder Dibutuhkan untuk Pengiriman Internasional?

Pengiriman internasional memiliki tingkat kompleksitas yang lebih tinggi dibandingkan pengiriman domestik. Selain jarak, pengirim harus memperhatikan peraturan negara asal dan negara tujuan.

Selain itu, terdapat dokumen perdagangan, ketentuan kepabeanan, pilihan moda transportasi, serta potensi biaya tambahan.

Beberapa alasan utama bisnis menggunakan forwarder antara lain:

• Menghemat waktu dalam mengatur proses pengiriman.
• Mendapat bantuan dalam menyiapkan dokumen.
• Mempermudah koordinasi dengan pihak transportasi.
• Membantu mengatur proses ekspor atau impor.
• Mendapat pilihan transportasi sesuai kebutuhan.
• Mempermudah pelacakan status pengiriman.
• Mengurangi beban operasional tim internal.

Dengan dukungan pihak yang berpengalaman, perusahaan dapat lebih fokus pada aktivitas utama seperti produksi, penjualan, dan pengembangan bisnis.

Layanan yang Biasanya Ditawarkan Forwarder

Setiap perusahaan forwarder memiliki paket layanan yang berbeda. Namun, beberapa layanan berikut cukup umum ditemukan dalam pengiriman internasional.

Pengiriman melalui Laut

Transportasi laut cocok untuk barang dengan volume besar atau pengiriman yang tidak membutuhkan waktu sangat cepat. Biaya per unit barang juga dapat lebih efisien ketika pengiriman dilakukan dalam jumlah besar.

Forwarder dapat membantu memilih layanan seperti FCL atau LCL sesuai karakteristik barang dan kebutuhan pelanggan.

FCL biasanya digunakan ketika satu kontainer dialokasikan untuk satu pengirim. Sementara itu, LCL memungkinkan beberapa pengiriman dari pelanggan berbeda berada dalam satu kontainer.

Pengiriman melalui Udara

Transportasi udara lebih sesuai untuk barang yang membutuhkan waktu pengiriman lebih singkat. Pilihan ini sering digunakan untuk produk bernilai tinggi, dokumen, sampel, atau barang yang sensitif terhadap waktu.

Namun, tarif pengiriman udara biasanya lebih tinggi dibandingkan transportasi laut. Karena itu, perusahaan perlu membandingkan biaya dan urgensi pengiriman sebelum menentukan pilihan.

Pengurusan Dokumen

Dokumen menjadi bagian penting dalam perdagangan internasional. Kesalahan data dapat menyebabkan proses pengiriman tertunda atau membutuhkan pemeriksaan tambahan.

Untuk kegiatan ekspor dari Indonesia, Direktorat Jenderal Bea dan Cukai menjelaskan bahwa eksportir perlu menyampaikan Pemberitahuan Ekspor Barang (PEB) beserta dokumen pelengkap pabean sesuai ketentuan yang berlaku. Dokumen tersebut antara lain dapat mencakup invoice dan packing list.

Forwarder dapat membantu mengoordinasikan dokumen tersebut sesuai lingkup layanan yang diberikan.

Koordinasi Kepabeanan

Proses kepabeanan merupakan salah satu bagian yang sering membuat pengiriman internasional terasa rumit. Forwarder yang memiliki jaringan dan pengalaman dapat membantu mengoordinasikan proses dengan pihak terkait.

Untuk impor, dokumen pelengkap pabean dapat mencakup invoice, packing list, bill of lading atau airway bill, serta dokumen lain yang dipersyaratkan.

Namun, pelanggan tetap perlu memberikan informasi barang yang benar dan lengkap. Forwarder tidak dapat menggantikan tanggung jawab pemilik barang untuk memastikan data dan dokumen sesuai fakta.

Keuntungan Menggunakan Forwarder Pengiriman Internasional

Menggunakan forwarder dapat memberikan beberapa keuntungan bagi perusahaan.

1. Proses Lebih Praktis

Tanpa forwarder, perusahaan harus menghubungi berbagai pihak secara terpisah. Misalnya, perusahaan perlu mengatur transportasi, gudang, dokumen, dan koordinasi di negara tujuan.

Dengan forwarder, sebagian aktivitas tersebut dapat dikoordinasikan melalui satu penyedia jasa.

2. Menghemat Waktu Operasional

Pengiriman lintas negara membutuhkan komunikasi dengan banyak pihak. Forwarder dapat membantu mengurangi pekerjaan administratif yang harus ditangani oleh tim perusahaan.

Dengan demikian, staf internal dapat lebih fokus pada pekerjaan utama.

3. Pilihan Transportasi Lebih Fleksibel

Forwarder biasanya memiliki akses terhadap berbagai pilihan pengiriman. Pelanggan dapat mendiskusikan kebutuhan berdasarkan ukuran barang, berat, tujuan, anggaran, dan batas waktu.

Misalnya, barang dengan volume besar dapat dipertimbangkan menggunakan laut. Sebaliknya, barang yang mendesak dapat dipertimbangkan menggunakan udara.

4. Mempermudah Pengiriman ke Negara Baru

Perusahaan yang baru memasuki pasar internasional mungkin belum memahami karakteristik logistik di negara tujuan.

Karena itu, pengalaman forwarder dapat membantu perusahaan memahami proses pengiriman dengan lebih baik. Hal ini terutama penting ketika perusahaan mulai melayani beberapa negara sekaligus.

5. Membantu Mengurangi Risiko Kesalahan Administratif

Kesalahan pada nama penerima, alamat, jumlah barang, deskripsi, atau dokumen dapat menimbulkan masalah. Proses pemeriksaan internal oleh forwarder dapat membantu menemukan ketidaksesuaian sebelum barang dikirim.

Meski demikian, perusahaan tetap harus melakukan pengecekan akhir terhadap seluruh data.

Bagaimana Cara Kerja Forwarder Pengiriman Internasional?

Secara umum, prosesnya dimulai ketika pelanggan memberikan informasi mengenai barang yang akan dikirim.

Informasi tersebut biasanya mencakup:

• Jenis barang.
• Jumlah barang.
• Berat dan dimensi.
• Alamat pengirim.
• Negara tujuan.
• Alamat penerima.
• Nilai barang.
• Waktu pengiriman yang diharapkan.
• Kebutuhan khusus seperti packing atau asuransi.

Setelah itu, forwarder menghitung estimasi biaya dan menawarkan pilihan layanan. Pelanggan kemudian memilih metode pengiriman berdasarkan kebutuhan.

Tahap berikutnya meliputi persiapan barang, pengambilan atau penerimaan barang, pembuatan dokumen, proses kepabeanan, dan pengangkutan.

Selanjutnya, barang diberangkatkan menuju negara tujuan. Setelah tiba, proses impor dan pengantaran lokal dilakukan sesuai skema layanan yang dipilih.

Jika menggunakan layanan door to door, forwarder dapat mengoordinasikan proses hingga barang sampai ke alamat penerima sesuai ketentuan dan cakupan layanan.

Hal yang Perlu Diperhatikan Sebelum Menggunakan Forwarder

Memilih forwarder sebaiknya tidak hanya berdasarkan harga termurah. Tarif memang penting, tetapi kualitas layanan juga menentukan kelancaran pengiriman.

Pertama, periksa pengalaman perusahaan dalam menangani rute dan jenis barang yang Anda kirim. Forwarder yang terbiasa menangani tujuan tertentu biasanya lebih memahami karakteristik proses di rute tersebut.

Kedua, tanyakan secara detail apa saja yang termasuk dalam harga. Pastikan Anda memahami apakah biaya tersebut mencakup pickup, freight, handling, dokumen, kepabeanan, penyimpanan, pengantaran lokal, dan biaya lainnya.

Ketiga, perhatikan sistem pelacakan. Informasi status yang jelas akan membantu perusahaan memperkirakan waktu kedatangan barang.

Keempat, tanyakan prosedur ketika terjadi kendala. Misalnya, bagaimana prosesnya jika terjadi keterlambatan, kerusakan, kehilangan, atau pemeriksaan tambahan.

Terakhir, pastikan komunikasi berjalan dengan baik. Forwarder yang responsif akan memudahkan pelanggan mendapatkan informasi ketika terjadi perubahan jadwal atau kondisi pengiriman.

Perhatikan Incoterms dalam Transaksi Internasional

Selain memilih forwarder, perusahaan juga perlu memahami Incoterms yang digunakan dalam transaksi. Incoterms merupakan aturan perdagangan internasional yang membantu menjelaskan pembagian biaya, risiko, dan tanggung jawab antara penjual dan pembeli.

International Chamber of Commerce atau ICC saat ini menggunakan Incoterms 2020 sebagai versi terbaru dari aturan tersebut. Incoterms 2020 mencakup 11 aturan perdagangan dan membantu pihak yang bertransaksi memahami pembagian kewajiban dalam pengiriman barang.

Misalnya, kewajiban penjual dan pembeli dapat berbeda tergantung apakah transaksi menggunakan EXW, FOB, CIF, DAP, DDP, atau ketentuan lainnya.

Karena itu, jangan langsung menerima penawaran forwarder tanpa memahami siapa yang menanggung biaya tertentu. Diskusikan Incoterms dengan mitra dagang dan forwarder agar pembagian tanggung jawab menjadi lebih jelas.

Tips Menghitung Biaya Pengiriman Internasional

Biaya pengiriman tidak hanya ditentukan oleh berat barang. Ukuran, volume, jenis transportasi, tujuan, dan layanan tambahan juga dapat memengaruhi total biaya.

Sebelum meminta penawaran, siapkan data barang secara lengkap. Informasi yang akurat membuat forwarder lebih mudah memberikan estimasi.

Perhatikan beberapa komponen berikut:

• Freight atau biaya transportasi.
• Pickup barang.
• Biaya handling.
• Biaya dokumentasi.
• Biaya kepabeanan.
• Biaya gudang jika diperlukan.
• Biaya pengantaran di negara tujuan.
• Asuransi jika digunakan.
• Pajak atau bea yang menjadi tanggungan pihak tertentu.

Jangan hanya membandingkan angka total. Bandingkan juga cakupan layanan yang diberikan.

Penawaran yang terlihat murah belum tentu menjadi pilihan paling ekonomis jika terdapat banyak biaya tambahan di tahap berikutnya.

Jenis Barang yang Cocok Menggunakan Forwarder

Hampir semua jenis barang yang memenuhi ketentuan pengiriman dapat menggunakan jasa forwarder. Namun, kebutuhan layanannya tentu berbeda.

Contohnya adalah:

• Produk UMKM untuk ekspor.
• Furniture.
• Mesin dan peralatan.
• Spare part.
• Produk manufaktur.
• Barang komersial dalam jumlah besar.
• Produk retail.
• Barang proyek.
• Sampel produk.

Untuk barang tertentu, mungkin terdapat ketentuan khusus mengenai izin, dokumen, pengemasan, atau larangan dan pembatasan. Karena itu, perusahaan perlu menginformasikan jenis barang secara jujur kepada forwarder sejak awal.

Cara Memilih Forwarder yang Tepat

Agar mendapatkan layanan yang sesuai, gunakan beberapa kriteria berikut sebagai checklist:

1. Periksa legalitas dan kredibilitas perusahaan.
2. Pastikan mereka berpengalaman pada rute tujuan.
3. Tanyakan cakupan layanan secara tertulis.
4. Minta rincian biaya sebelum menyetujui pengiriman.
5. Periksa pilihan transportasi yang tersedia.
6. Tanyakan sistem tracking.
7. Pastikan ada customer service yang mudah dihubungi.
8. Tanyakan prosedur klaim jika terjadi masalah.
9. Pastikan ketentuan barang terlarang atau dibatasi sudah jelas.
10. Bandingkan beberapa penawaran sebelum mengambil keputusan.

Selain itu, jangan ragu meminta penjelasan apabila terdapat istilah logistik yang belum dipahami. Forwarder profesional seharusnya mampu menjelaskan layanan dengan bahasa yang mudah dipahami pelanggan.

Kesalahan yang Sering Terjadi dalam Pengiriman Internasional

Beberapa masalah pengiriman sebenarnya dapat dicegah sejak awal.

Salah satunya adalah memberikan deskripsi barang yang tidak lengkap. Kesalahan lain muncul karena dimensi atau berat barang tidak sesuai dengan kondisi sebenarnya.

Selain itu, sebagian pengirim kurang memperhatikan ketentuan negara tujuan. Padahal, suatu produk dapat memiliki persyaratan khusus ketika masuk ke negara tertentu.

Pengirim juga sering membandingkan harga tanpa memperhatikan layanan yang termasuk dalam penawaran.

Karena itu, selalu minta quotation yang rinci. Dengan cara tersebut, Anda dapat mengetahui komponen biaya dan tanggung jawab masing-masing pihak.

FAQ

1. Apa fungsi forwarder dalam pengiriman internasional?

Forwarder membantu mengatur proses logistik lintas negara, termasuk koordinasi transportasi, dokumen, kepabeanan, dan layanan terkait sesuai cakupan kontrak.

2. Apakah forwarder sama dengan perusahaan ekspedisi?

Tidak selalu. Forwarder berfokus pada pengaturan dan koordinasi rantai pengiriman. Sementara itu, perusahaan ekspedisi dapat menjalankan layanan pengangkutan atau distribusi tertentu. Dalam praktiknya, beberapa perusahaan dapat menawarkan kedua jenis layanan tersebut.

3. Apakah forwarder bisa membantu proses ekspor?

Ya. Forwarder dapat membantu mengoordinasikan berbagai kebutuhan ekspor sesuai layanan yang tersedia. Untuk proses kepabeanan, eksportir juga dapat memberikan kuasa kepada Pengusaha Pengurusan Jasa Kepabeanan atau PPJK sesuai ketentuan.

4. Apakah pengiriman internasional harus menggunakan forwarder?

Tidak selalu. Perusahaan dapat mengatur pengiriman sendiri apabila memiliki sumber daya, pengetahuan, dan jaringan yang dibutuhkan. Namun, forwarder dapat menjadi pilihan praktis ketika proses logistik sudah kompleks atau perusahaan belum memiliki tim khusus.

5. Bagaimana cara mengetahui biaya forwarder?

Berikan informasi lengkap mengenai jenis barang, jumlah, berat, dimensi, asal, tujuan, serta kebutuhan layanan. Setelah itu, mintalah quotation dengan rincian biaya agar mudah dibandingkan.

6. Apakah forwarder menjamin barang pasti sampai tepat waktu?

Tidak ada pihak yang dapat menjamin seluruh pengiriman bebas dari keterlambatan. Jadwal dapat dipengaruhi cuaca, kepadatan pelabuhan, pemeriksaan kepabeanan, perubahan jadwal transportasi, dan kondisi lainnya. Karena itu, tanyakan estimasi transit time dan prosedur penanganan keterlambatan.

7. Apakah forwarder menyediakan layanan door to door?

Sebagian forwarder menyediakan layanan door to door. Namun, cakupan layanan dapat berbeda. Pastikan Anda menanyakan apakah harga sudah mencakup pickup, pengiriman internasional, proses impor, dan pengantaran ke alamat penerima.

Kesimpulan

Forwarder pengiriman internasional dapat menjadi solusi praktis bagi bisnis yang ingin mengelola pengiriman lintas negara secara lebih efisien. Forwarder membantu mengoordinasikan berbagai tahapan, mulai dari transportasi dan dokumen hingga kepabeanan serta pengantaran sesuai layanan yang dipilih.

Namun, memilih forwarder tidak cukup hanya berdasarkan harga. Periksa pengalaman, cakupan layanan, transparansi biaya, kemampuan menangani rute tujuan, sistem tracking, dan kualitas komunikasi.

Dengan memilih mitra logistik yang tepat serta memahami pembagian tanggung jawab dalam transaksi internasional, perusahaan dapat mengelola pengiriman dengan lebih terencana. Pada akhirnya, forwarder yang tepat bukan hanya membantu memindahkan barang, tetapi juga mendukung kelancaran aktivitas bisnis internasional.

📞 Hubungi kami di 0816-1716-3229 untuk konsultasi gratis dan penawaran harga terbaik.

RBLogistindo – Spesialis Jasa Forwarder Domestik maupun Internasional.

Kontak kami | RBLogistindo

Klik Banner Untuk Telepon :

Klik Banner Untuk Whatsapp :